توضّح هذه السياسة أي بيانات تُجمع عند استخدام موقع OfficeUP.sa، وتطبيق OfficeUP على iOS وأندرويد، ونظام أوفيس أب المثبَّت لدى المنشآت — وكيف تُستعمل هذه البيانات، ومن يطّلع عليها، وكيف تُحذف.
من نحن
أوفيس أب (OfficeUP) نظام لإدارة المرافق ومساحات العمل وحجز قاعات الاجتماعات، يُطوَّر ويُرخَّص للمنشآت في المملكة العربية السعودية.
من المسؤول عن بياناتك؟ — تفريق مهمّ
نظام أوفيس أب يُثبَّت على خوادم المنشأة التي اشترته أو على استضافتها الخاصة. وهذا يعني أن بيانات الموظفين والمباني والحجوزات والزوّار تبقى داخل بيئة تلك المنشأة ولا تُنقل إلينا، ولا نطّلع عليها ولا نحتفظ بنسخة منها.
- إن كنت موظفاً أو زائراً في منشأة تستخدم أوفيس أب: فالمنشأة (صاحب العمل أو الجهة المضيفة) هي المتحكّم في بياناتك والمسؤولة عنها، ونحن مزوّد البرمجية فقط. وأي طلب بالاطلاع على بياناتك أو تصحيحها أو حذفها يُوجَّه إلى الإدارة المختصّة في تلك المنشأة، لا إلينا.
- إن كنت زائراً لموقعنا أو تواصلت معنا لطلب عرض: فنحن المسؤولون عن البيانات التي أرسلتها إلينا مباشرةً، وتنطبق عليها الأقسام التالية.
وقد نقدّم للمنشأة — بناءً على طلبها وبإذنها — دعماً فنياً يتطلّب وصولاً مؤقتاً إلى نظامها. ويكون ذلك بموجب اتفاقية معها، ومحصوراً في المهمة المطلوبة، ولا يُستعمل لأي غرض آخر.
أولاً: بيانات موقع OfficeUP.sa
ما نجمعه
- بيانات نموذج «اطلب عرضاً»: الاسم، واسم المنشأة، والبريد الإلكتروني، ورقم الجوال (اختياري)، وحجم المنشأة، ونصّ رسالتك. وهي بيانات ترسلها أنت طوعاً.
- سجلّات الخادم: يسجّل خادم الموقع — كأي خادم ويب — عنوان IP، ونوع المتصفح ونظام التشغيل، والصفحة المطلوبة، ووقت الطلب. وتُستعمل لأمن الموقع وتشخيص الأعطال فقط.
- تفضيل المظهر: يُحفظ اختيارك للوضع الفاتح أو الغامق في متصفحك نفسه (localStorage) ولا يصل إلينا ولا يُعرّف بك.
ما لا نجمعه
- لا نعرض إعلانات ولا نبيع بياناتك ولا نشاركها لأغراض تسويقية.
- لا نستعمل كوكيز تتبّع إعلاني ولا بصمة جهاز.
- لا نطلب منك في الموقع أي بيانات حسّاسة: لا هوية ولا بيانات بنكية.
لماذا نستعملها
- للردّ على طلبك وتقديم عرض للنظام.
- للتواصل معك بخصوص طلبك تحديداً — لا لقوائم بريدية لم تطلبها.
- لحماية الموقع وتحسين محتواه.
ثانياً: تطبيق OfficeUP على الجوال
التطبيق لا يعمل وحده: هو واجهة لنظام أوفيس أب المثبَّت لدى منشأتك، ويتصل بخادمها هي. ولا نملك نحن — مطوّري التطبيق — خادماً يجمع بياناتك، فالبيانات تنتقل بين جهازك وخادم منشأتك مباشرةً.
ما يعالجه التطبيق
- بيانات الدخول: بريدك الوظيفي، ورمز دخول مؤقت يُرسل إليه. ولا يستعمل التطبيق كلمات مرور.
- بيانات العمل: اسمك وقسمك ومقعدك، واجتماعاتك وحجوزاتك، والدعوات التي أرسلتها أو وصلتك، وتسجيل حضورك للاجتماع، وأيام حضورك للمكتب، والزوّار الذين دعوتهم. وكلها محفوظة على خادم منشأتك.
- بيانات الجهاز: اسم الجهاز ونوعه، ورمز الإشعارات (push token)، ولغة التطبيق وتفضيل المظهر. وتُستعمل لإرسال الإشعارات إليك ولتمكين منشأتك من إبطال أي جهاز مفقود.
الأذونات التي يطلبها التطبيق ولماذا
- الكاميرا: لمسح رمز QR عند باب القاعة لتسجيل الحضور، ولمسح رمز تفعيل الجهاز. لا تُلتقط صور ولا تُحفظ ولا تُرسل — تُقرأ الصورة لحظياً لاستخراج الرمز فقط.
- الإشعارات: لتصلك دعوات الاجتماعات وتغييراتها وردود المدعوّين. ويمكنك إيقافها من إعدادات جهازك في أي وقت.
ما لا يفعله التطبيق
- لا يتتبّع موقعك الجغرافي.
- لا يصل إلى جهات اتصالك ولا صورك ولا ملفاتك.
- لا يعرض إعلانات، ولا يحوي أدوات تتبّع تسويقي أو تحليلات سلوكية.
- لا يبيع بياناتك ولا يشاركها مع وسطاء بيانات.
الأطراف الثالثة
لا نشارك بياناتك إلا مع الخدمات اللازمة لتشغيل ما طلبته:
- Firebase Cloud Messaging (من Google): لتوصيل الإشعارات الفورية إلى جهازك. ويمرّ عبرها رمز جهازك ونصّ الإشعار فقط.
- خادم بريد منشأتك (SMTP): لإرسال رموز الدخول والدعوات. وهو خادم تملكه منشأتك أو تشترك فيه، لا نحن.
- Microsoft 365 أو Google Workspace أو Exchange: إن فعّلت منشأتك تكامل التقويم، تُزامَن مواعيد القاعات مع تقويمها في تلك الخدمة — وفق اتفاقية منشأتك مع مزوّدها.
- مزوّد الاستضافة: يستضيف موقعنا التعريفي فقط.
ولا نشارك البيانات مع أي جهة أخرى إلا إذا ألزمنا بذلك نظامٌ أو أمرٌ قضائي في المملكة العربية السعودية.
حماية البيانات
- دخول برموز مؤقتة تصل إلى البريد الرسمي بدل كلمات المرور.
- أدوار وصلاحيات ونطاق مكاني: لا يرى المشرف إلا ما يخصّ نطاقه.
- تشفير أسرار التكامل بمعيار AES-256.
- حماية من تزوير الطلبات (CSRF) في كل نموذج.
- سجلّ نشاط يوثّق كل إجراء إداري حسّاس: من نفّذه، وعلى ماذا، ومتى.
- إمكانية إبطال أي جهاز مسجّل في التطبيق فوراً من لوحة الإدارة.
ومع ذلك، لا توجد وسيلة نقل أو تخزين إلكتروني آمنة بنسبة مئة بالمئة. ونحن نبذل ما يُعقل من عناية، لكننا لا نستطيع ضمان أمن مطلق.
مدّة الاحتفاظ
- بيانات نموذج التواصل: نحتفظ بها ما دامت الحاجة قائمة للردّ عليك ومتابعة طلبك، وتُحذف بعد ذلك أو عند طلبك حذفها.
- سجلّات الخادم: تُحفظ مدة قصيرة لأغراض الأمن والتشخيص ثم تُحذف آلياً.
- بيانات النظام والتطبيق: تحدّد مدّتها المنشأة المالكة للتنصيب وفق سياساتها وأنظمتها، لا نحن.
حقوقك
وفق نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية، لك أن تعرف أي بيانات عنك تُعالَج، وأن تطلب نسخة منها، وأن تطلب تصحيحها أو حذفها، وأن تسحب موافقتك.
- للبيانات التي أرسلتها إلينا عبر الموقع: راسلنا على info@officeup.sa ونستجيب خلال ثلاثين يوماً على الأكثر.
- لبياناتك داخل نظام منشأتك: وجّه طلبك إلى الإدارة المختصّة في منشأتك، فهي المتحكّم في تلك البيانات. ونحن نساعد المنشأة تقنياً على تنفيذ طلبك إن طلبت منّا ذلك.
حذف الحساب والبيانات
حساب التطبيق ليس حساباً تنشئه أنت: هو حسابك الوظيفي داخل نظام منشأتك. ولحذفه أو حذف بياناتك:
- موظفو المنشآت: اطلب من الإدارة المختصّة في منشأتك حذف حسابك من لوحة إدارة أوفيس أب. ويترتّب على ذلك حذف بياناتك الشخصية وحجوزاتك ودعواتك من النظام وفق سياسة الاحتفاظ لدى منشأتك.
- حذف الجهاز فقط: يكفي تسجيل الخروج من التطبيق أو حذفه من جهازك، فيُبطل رمز الإشعارات ولا تصلك إشعارات بعدها.
- من راسلنا عبر الموقع: أرسل طلب الحذف إلى info@officeup.sa من البريد نفسه الذي راسلتنا منه، ونحذف بياناتك خلال ثلاثين يوماً ونؤكّد لك ذلك.
الأطفال
النظام والتطبيق مُوجّهان لبيئة العمل، ولا يُقصد بهما من هم دون الثامنة عشرة، ولا نجمع بياناتهم عن قصد. وإن علمنا بجمع بيانات قاصر دون سندٍ نظامي حذفناها.
نقل البيانات خارج المملكة
بيانات النظام تبقى على خوادم منشأتك أياً كان موقعها. أما خدمة الإشعارات الفورية (Firebase) فقد تعالج رمز الجهاز ونصّ الإشعار على خوادم خارج المملكة، وذلك جزءٌ من طبيعة الخدمة ويمكن للمنشأة تعطيل الإشعارات الفورية كلياً إن رغبت.
تعديل هذه السياسة
قد نحدّث هذه السياسة كلما تغيّرت ميزات النظام أو المتطلبات النظامية. ويُثبت تاريخ آخر تحديث في أعلى الصفحة. وإن كان التعديل جوهرياً، نُعلم المنشآت المتعاقدة معنا قبل نفاذه.
النظام الواجب التطبيق
تخضع هذه السياسة لأنظمة المملكة العربية السعودية، ومنها نظام حماية البيانات الشخصية ولائحته التنفيذية، وتختصّ الجهات القضائية المختصّة في المملكة بالفصل في أي نزاع ينشأ عنها.
التواصل معنا
لأي سؤال أو طلب يتعلّق بالخصوصية:
- البريد: info@officeup.sa
- الموقع: https://officeup.sa