قاعة محجوزة وفارغة
الاجتماع أُلغي ولم يُلغَ حجزه، فتبقى أفضل قاعة مقفلةً على الورق ساعتين بلا أحد بداخلها.
قاعاتك كلّها في مكانٍ واحد: يحجز الموظف من جوّاله أو من التابلت على الباب، ويرى الجميع أي قاعة شاغرة الآن، وتُحرَّر القاعة تلقائياً إن لم يحضر أحد. يُثبَّت على خادم منشأتك، فتبقى بيانات اجتماعاتكم عندكم.
ليست مشكلات تقنية، بل يومية — وكلّها سببها أن الحجز يعيش في رؤوس الناس أو في ملفّ إكسل أو في تقويمٍ لا يراه أحد.
الاجتماع أُلغي ولم يُلغَ حجزه، فتبقى أفضل قاعة مقفلةً على الورق ساعتين بلا أحد بداخلها.
فريقان يقفان على الباب في الوقت نفسه، ويُحسم الأمر بمن وصل أولاً أو بمن رتبته أعلى.
جولة على الطابق أو رسالة في مجموعة الواتساب، لأن لا أحد يعرف ما المتاح الآن ولا أين.
«نحتاج قاعات أكثر» — كم قاعة؟ وفي أي طابق؟ وفي أي ساعة من اليوم؟ لا بيانات تجيب.
لوحة الموظف في المتصفح، أو تطبيق الجوال، أو التابلت على باب القاعة. يختار الوقت أولاً فيرى القاعات الشاغرة فيه وحدها — لا يرى قاعةً مشغولة ليحاول حجزها ثم يُرفض. فلا يقع تعارضٌ من الأساس.
يُضاف المدعوّون من دليل الموظفين نفسه، فيصلهم إشعار على التطبيق ودعوة على بريدهم. يقبل من يقبل ويعتذر من يعتذر، ويرى المنظّم العدد الحقيقي قبل الاجتماع لا بعده.
أيّ تابلت iOS أو أندرويد، يُثبَّت عليه التطبيق ويُضبط على وضع «جهاز القاعة». لا جهاز خاصّ ولا ترخيص إضافي لكل شاشة إن كانت ضمن حدّ باقتك.
أخضر شاغرة، أحمر مشغولة، مع اسم الاجتماع الحالي ووقت انتهائه والاجتماع التالي.
وجدها شاغرة فحجزها لخمس عشرة دقيقة أو نصف ساعة بضغطة، وظهر الحجز فوراً في كل الواجهات.
يمسح الحاضر رمزه على الباب فيُثبت الاجتماع. وإن لم يُسجَّل أحد خلال المهلة، حُرِّرت القاعة آلياً.
أكثر ما يُفشل أنظمة الحجز أنها تطلب من الموظف أن يحجز في مكانٍ غير تقويمه. هنا التكامل بالاتجاهين: القاعة موردٌ في Microsoft 365 أو Google Workspace أو Exchange، فما يُحجز هناك يظهر هنا وعلى باب القاعة، وما يُحجز هنا يصل تقويم الموظف دعوةً عادية.
أقصى مدة للحجز، وكم يوماً مقدّماً يُسمح بالحجز، ومن يحقّ له حجز القاعات الكبيرة، وساعات العمل التي يُمنع الحجز خارجها.
لكل قاعة أو لكل موقعقاعات تُحجز مباشرة، وقاعات تمرّ على موافقة مسؤول — قاعة مجلس الإدارة مثلاً — بإشعارٍ للموافِق وسجلٍّ للقرار.
اختياري لكل قاعةساعات الاستخدام لكل قاعة، وأكثر الأوقات ازدحاماً، والقاعات التي لا تُستخدم — فتعرف أين تُضيف وأين تُقلّص.
تصدير PDF وCSVالحجوزات التي لم يحضرها أحد: كم ساعة ضاعت، وفي أي قاعة، ومن حجزها — أوضح رقم يبرّر تفعيل تسجيل الحضور.
مؤشر أسبوعيكل مشرف يرى مواقعه وحدها: مدير فرع الرياض لا يرى قاعات جدة ولا يعدّل عليها.
نطاق مكاني لكل مشرفكل إنشاء وتعديل وإلغاء مسجَّل بالفاعل والوقت — مرجعٌ عند أي خلاف على حجز.
لا يُحذفلا يلزم أن يكون كل شيء جاهزاً من اليوم الأول: نبدأ بقاعاتك كما هي.
يُثبَّت النظام على خادم منشأتك، وتُضبط الهويّة واللغة ورسائل البريد.
تُضاف القاعات بسعاتها وتجهيزاتها وطوابقها — يدوياً أو استيراداً من ملف.
يُستورد الموظفون، وتُضبط سياسات الحجز والموافقات ونطاق كل مشرف.
تُربط تابلتات الأبواب، ويُطلق التطبيق ولوحة الموظف، ثم متابعة أول شهر.
أرسل لنا مخطط طابقٍ واحد وقائمة قاعاته، ونعرض لك النظام وقد صار مخطط منشأتك — لا عرضاً جاهزاً ببيانات شركة أخرى.